Prawidłowe rozliczanie świadczeń urlopowych oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop to jeden z istotnych obowiązków pracodawcy. Zasady te są ściśle określone przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniami wykonawczymi. W 2025 roku, mimo braku rewolucyjnych zmian, przedsiębiorcy muszą szczególnie uważać na aktualne interpretacje ZUS i stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

W niniejszym artykule szczegółowo przedstawiamy aktualne zasady rozliczania:

• wynagrodzenia urlopowego,
• ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
• składek ZUS i zaliczek PIT,
• zasad ewidencji i dokumentowania świadczeń.

1. Podstawy prawne

Główne akty prawne regulujące rozliczenia świadczeń urlopowych to:

• Kodeks pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późn. zm.), w szczególności art. 152–174 (urlopy wypoczynkowe),
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (Dz.U. 1996 Nr 62 poz. 289),
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 Nr 80 poz. 350 z późn. zm.),
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 Nr 137 poz. 887 z późn. zm.).

2. Wynagrodzenie urlopowe – sposób ustalania

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy, pracownikowi za czas urlopu przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Oznacza to, że:

• Podstawę wynagrodzenia urlopowego stanowią składniki zmienne i stałe wynagrodzenia.
• Składniki stałe (np. stała pensja miesięczna) uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystania urlopu.
• Składniki zmienne (np. premie, prowizje, dodatki za nadgodziny) oblicza się jako średnią z ostatnich 3 miesięcy, a w szczególnych przypadkach z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc urlopu.

Przykład: Pracownik otrzymuje miesięczną pensję 5000 zł brutto oraz premię uznaniową – zmienną. Podczas ustalania wynagrodzenia za urlop w lipcu 2025 należy uwzględnić premię wypłaconą w kwietniu, maju i czerwcu 2025 r.

3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Ekwiwalent przysługuje wyłącznie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zamiast udzielania urlopu w naturze, pracodawca wypłaca świadczenie pieniężne.

Sposób obliczania ekwiwalentu:

Obliczenia dokonuje się zgodnie z tzw. współczynnikiem ekwiwalentu, który w 2025 roku wynosi 20,83 (dla pracownika zatrudnionego na pełen etat, pracującego od poniedziałku do piątku).

Ekwiwalent = (wynagrodzenie miesięczne / współczynnik ekwiwalentu) × liczba dni niewykorzystanego urlopu

Przykład: Pracownik ma 10 dni niewykorzystanego urlopu, a jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 6 000 zł brutto. Ekwiwalent:
(6 000 / 20,75) × 10 = 2 891,56 zł brutto.

4. Składki ZUS i podatek PIT

Zarówno wynagrodzenie urlopowe, jak i ekwiwalent za niewykorzystany urlop podlegają składkom ZUS i opodatkowaniu PIT, tak jak wynagrodzenie za pracę.

Składki ZUS:

• emerytalna: 19,52% (łącznie pracownik i pracodawca),
• rentowa: 8%,
• chorobowa: 2,45% (dobrowolna),
• wypadkowa: zależna od kodu PKD,
• Fundusz Pracy, FGŚP.

Podatek dochodowy:

• Wynagrodzenie urlopowe oraz ekwiwalent są opodatkowane zgodnie ze skalą podatkową (12% / 32% w zależności od progu),
• Odliczenia są dokonywane w ramach standardowej zaliczki na PIT.

5. Dokumentowanie i ewidencjonowanie

Pracodawca ma obowiązek odpowiedniego ewidencjonowania urlopów i świadczeń z nimi związanych. Należy prowadzić:

• Ewidencję czasu pracy, w tym wykaz dni urlopowych,
• Dokumentację płacową, w tym karty wynagrodzeń,
• Dokumentację ZUS, np. raporty RCA, DRA z wykazem świadczeń,
• Listy płac, z uwzględnieniem składników za urlop i ekwiwalent.

Uwaga: W razie kontroli PIP lub ZUS pracodawca musi wykazać sposób obliczenia każdego składnika i potwierdzić, że rozliczenia były zgodne z przepisami.

Treść do CTA: Chcesz mieć pewność, że Twoja księgowość i kadry są w doskonałych rękach? Nasze biuro księgowe specjalizuje się w kompleksowej obsłudze finansowej i personalnej dla firm. Nie ryzykuj błędów i kłopotów związanych z dokumentacją i rozliczeniami. Skorzystaj z naszej pomocy, abyś mógł skupić się na rozwijaniu swojego biznesu. Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci zrealizować swoje cele!

Email: Telefon

6. Najczęstsze błędy i ryzyka

Biura rachunkowe i kadrowe powinny zachować szczególną ostrożność w przypadku:

• obliczania ekwiwalentu przy zmiennej liczbie dni roboczych (np. w niepełnym wymiarze czasu pracy),
• nieuwzględniania wszystkich składników zmiennych w wynagrodzeniu urlopowym,
• błędnej klasyfikacji nieobecności (np. urlop wypoczynkowy vs. urlop bezpłatny),
• zaniżania podstawy wymiaru składek ZUS,
• braku aktualizacji współczynnika ekwiwalentu co roku.

7. Aktualności i interpretacje 2025

Choć przepisy dotyczące świadczeń urlopowych nie uległy istotnym zmianom legislacyjnym w 2025 roku, istotne są nowe interpretacje ZUS i stanowiska PIP:

• ZUS (interpretacja z lutego 2025): Potwierdzono, że świadczenie urlopowe finansowane ze środków ZFŚS nie podlega składkom ZUS do wysokości limitu (w 2025: 1904,84 zł rocznie),
• PIP: Zwraca uwagę na konieczność proporcjonalnego rozliczania urlopu w przypadku pracy zdalnej lub hybrydowej.

Podsumowanie

Rozliczanie świadczeń urlopowych i ekwiwalentu to proces wymagający nie tylko znajomości przepisów, ale także ich prawidłowej interpretacji i stosowania w praktyce. Współczynnik ekwiwalentu, struktura wynagrodzeń, składniki zmienne – wszystkie te elementy wpływają na poprawność rozliczeń.

Dla pracodawców i osób zajmujących się kadrami oznacza to konieczność stałego monitorowania przepisów i korzystania z profesjonalnego wsparcia księgowego.

Potrzebujesz wsparcia w rozliczeniach kadrowo-płacowych?

Nasze biuro rachunkowe oferuje kompleksową obsługę w zakresie:

• rozliczania urlopów i ekwiwalentów,
• sporządzania list płac i deklaracji ZUS,
• wdrażania systemów ewidencji czasu pracy.

Skontaktuj się z nami, a zapewnimy Ci bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.